Net als iedereen ging je 2020 met goede moed tegemoet, nieuwe ideeën en mooie plannen voor het aankomende jaar. Je had nog niet de kans gehad om je goede voornemens te verbreken of al in midden februari werd het duidelijk dat 2020 een heel ander jaar zou gaan worden dan je in eerste instantie voor ogen had. Een ‘crisis’, alle plannen overboord, het land op slot? In maart van dit jaar werd dat werkelijkheid.

In onze geschiedenis kennen we vele ‘crisissen’ maar sinds de 2e Wereldoorlog hadden we we nooit meer een met landelijke impact. Een zo groot dat het de gang van zaken in het dagelijks leven stremt. Een crisis die direct een impact heeft op de dagelijkse gang van zaken en jouw praktijk is dan ook uniek. Toch kan een crisis een positieve impact hebben. Van de één op de andere dag omschakelen vraagt om veel creativiteit en aanpassingsvermogen. Vaak is dit zonder een bijzondere situatie of crisis als katalysator onmogelijk. Waarschijnlijk ben jij door deze bijzondere situatie creatief uitgedaagd en heb jij dingen uitgevonden en geïmplementeerd die zonder deze situatie niet mogelijk waren of realistisch leken.

In dit blog geven wij 5 tips voor succes tijdens een crisis. Het zijn geen tips voor tools of features, dat zijn immers de hulpmiddelen die je gebruikt.

Tip 1: Vraag om hulp

Wanneer je ondernemers (in welke branche of industrie dan ook) vraagt wat hen het meest geholpen heeft om vraagstukken of problemen te overwinnen dan zal deze tip er steevast tussen zitten: “Wees niet koppig en laat je helpen!”

Het klinkt heel simpel maar het kan heel lastig zijn: om hulp vragen. Zelf het wiel (opnieuw) uitvinden kan veel voldoening geven en je aan nieuwe inzichten helpen. Echter is de kans groot dat iemand je voor is geweest en al oplossingen heeft gevonden voor de obstakels die je tegenkomt. Vraag om advies en hulp zodat je sneller kan schakelen wanneer dat nodig is.

Als je opzoek bent naar hulp of advies, dan zal je zien dat verschillende medeondernemers bij jou in de straat of in jouw dorp of stad bereid zijn om je te helpen. Ook kunnen jouw leveranciers uit de veterinaire industrie vaak met verrassende ideeën en initiatieven komen om jou een duwtje in de rug te geven om vooruit te komen.

Tip 2: Blijf in contact

In contact blijven met huisdiereigenaren (klanten) is juist nu erg belangrijk. Jij wordt immers als spreekbuis van de hond of kat gezien. Jij als dierenarts en paraveterinair bent een belangrijke advocaat/tolk voor de gezondheid en welzijn van het huisdier. In contact blijven met huisdiereigenaren klinkt vanzelfsprekend, echter blijft het toch lastig. Je zult met vragen spelen als; “Hoe vaak moet ik iemand informeren, is het wel ok als ik 2 keer in een maand een email stuur, of is de informatie die ik wil delen nu relevant?”

Als kijkje in onze keuken: een interne rondgang leerde ons dat niet iedere collega bij IDEXX Veterinary Software & Services met een huisdier informatie van zijn dierenarts ontvangen heeft. Is dat een probleem? Nee, helemaal niet. Je hoeft immers niet altijd iedereen actief te informeren over de maatregelen in jouw kliniek of dat jullie andere, aangepaste openingstijden hebben.

Als een huisdiereigenaar geen zorgbehoefte voor het huisdier heeft dan is deze informatie al snel te veel en soms zelfs hinderlijk. Toch kan je huisdiereigenaren op een andere, actieve en passieve manier betrekken bij jou praktijk. Denk bijvoorbeeld aan vragen met betrekking tot het huisdier. Een katteneigenaar zal zeker met enkele Corona-vragen zitten. Want hoe zat dat met die Corona-vaccinatie die in het boekje staat? Enkele aanvullende informatie hebben wij in het volgende blog beschreven. Klik hier voor ons blog met tips over communicatie tijdens crisistijd.

Tip 3: Meten is weten

Uiteraard wil jij weten of de aanpassingen in jouw dienstverlening of workflow ook goed uitpakken voor jouw praktijk. Het schrappen van een inloopspreekuur of het verlengen van het consult met 5 minuten moet uiteindelijk ook financieel haalbaar zijn. Met andere woorden: gaat met 5 minuten meer consulttijd ook de ATF (Avarage Transaction Fee) omhoog? Waar komt dit door en waar liggen nog meer kansen? Meten is weten. Neem de tijd om eens in de rapporten te duiken of bekijk in één oogopslag met Animana Pulse hoe je er die dag voorstaat. Neem de tijd om resultaten en (voorgenomen) veranderingen met het team door te spreken. Probeer en ontdek wat werkt voor jou en jouw kliniek.

Bekijk hier wat Animana Pulse voor de praktijk kan doen.

Tip 4: Pas aan en schaaf bij

Het RIVM verwacht dat we een periode van enkele jaren in gaan die constant om aanpassingen en veranderingen vragen. Naarmate de maanden zullen verstrijken leren jij, je collega’s en jouw klanten steeds beter omgaan met een vernieuwde situatie. Het kan zomaar zijn dat de manier van werken die jij op dit moment uitrolt over enkele maanden alweer helemaal opnieuw omgegooid moet worden. Dit omdat er bijvoorbeeld nieuwe inzichten of nieuwe maatregelen nodig zijn. Als je vanaf het begin goed van start bent gegaan en rekening gehouden hebt met Tip 3 ben jij voorbereid en kan jij snel switchen en aanpassingen maken.

Tip 5: Blijf gefocust

Nu je het leest klinkt het waarschijnlijk logisch. Niks is zo fataal (voor een ondernemer) dan de focus te verliezen. Op dit moment (juni 2020) zijn de scholen weer open, de horeca mag weer eten en drinken serveren en de eerste vakanties worden weer gepland. Maar jij kan je waarschijnlijk wel enkele momenten herinneren in de eerste periode van de crisis dat het minder vanzelfsprekend was en de dagen er allemaal verschillend uitzagen. Misschien nam jij bijvoorbeeld de kinderen mee naar de kliniek, of werkte een deel van de collega’s vanuit huis. Het is gemakkelijk om in een vernieuwde situatie de focus te verliezen. Soms is daar niks aan te doen, maar uiteindelijk wil jij voorkomen dat je achteraf zegt: “Als wij dat geweten hadden, dan hadden we het anders aangepakt.”

Wanneer het niet lukt om in focus’ te blijven en de handen aan de spreekwoordelijke knoppen te houden kan het goed zijn om meteen te schakelen en iedere dag een moment te reserveren voor ‘focus’. Het klinkt misschien vreemd maar iedere dag de dag even doorlopen (met collega’s) en te gang van zaken bespreken kan ontzettend helpen. Je maakt vraagstukken en handelen inzichtelijk en geeft perspectief aan ‘de waan van de dag’.

 

Ook interessant: