Het aantal cyberaanvallen en lekken van gegevens is in het afgelopen jaar veelvuldig in het nieuws geweest. Dergelijke incidenten laten zien hoe belangrijk het is om vertrouwelijke gegevens goed te beveiligen, dit geldt niet alleen voor midden-klein bedrijven maar ook grotere organisaties moeten hier aan geloven.

De veiligheid van gegevens is een onderwerp dat serieus genomen moet worden, helemaal met de nieuwe Europese privacy-regelgeving. Bij IDEXX Animana zijn we achter de schermen druk bezig om ervoor te zorgen dat we aan deze nieuwe regelgeving voldoen en tegelijkertijd willen we dierenklinieken helpen door ze te voorzien van de juiste kennis, waardoor ze hun gegevens veilig kunnen houden.

De volgende aanbevelingen kunnen elke kliniek helpen met het creëren van een cyber-veilige kliniek, ongeacht het praktijkmanagementsysteem dat u gebruikt. Mocht u een Animana gebruiker zijn, dan kan uw geluk niet op, want in dit artikel lichten wij belangrijke functionaliteiten toe die een grote bijdrage leveren aan de veiligheid van uw cliënt- en patiëntgegevens.

GDPR
De AVG is er.
Is uw praktijk er klaar voor?
Meer lezen over Animana en de AVG

De cyberveiligheid van uw gegevens: Een aantal praktische tips & tricks

Veiligheid zou voorop moeten staan in een kliniek. Veel veiligheid is toe te passen door de juiste hard- en software te gebruiken, maar de menselijke factor levert hier ook een grote bijdrage aan. Probeer eens de volgende tips toe te passen in een formele en een informele setting, zoals op uw smart telefoon of thuiscomputer.

Zorg dat de hard- en software altijd up-to-date is

Eén van de makkelijkste manieren voor een hacker om toegang tot uw netwerk of apparaat te krijgen, is door misbruik te maken van gaten in de beveiliging die nog niet gerepareerd zijn door een ontwikkelaar. Let op dat dit ook kan gebeuren bij hardware. Zodra een producent besluit om geen updates meer uit te brengen voor uw apparaat, dan kan dat een potentieel risico vormen voor de veiligheid.

Overleg met de IT systeembeheerder in uw kliniek

Praat met uw IT systeembeheerder over de veiligheidsmaatregelen die van essentieel belang zijn. Probeer aan te geven welke gegevens voor u heel erg belangrijk zijn zodat de juiste maatregelen genomen kunnen worden, zoals het opzetten van een firewall of installatie van anti-virus software.

Maak er een gewoonte van om de veiligheid van gegevens voorop te stellen op de werkplek

De veiligheid van gegevens draait niet alleen om de technische zaken, het gaat hier ook om verandering in het gedrag: het veilig houden van de cliënt- en patiëntgegevens is even belangrijk als het doorvoeren van een software update. Hacken en diefstal van gegevens kan makkelijk gebeuren met als gevolg dat onbevoegden informatie kunnen stelen uit een computer van de praktijk.

Lees verder om te zien hoe dit soort situaties vermeden kunnen worden:

Hou werk en privé gescheiden: sluit geen privé apparaten aan op het netwerk

Het opladen van uw telefoon op kantoor kan onschuldig lijken, hou er echter rekening mee dat smartphones ook geïnfecteerd kunnen zijn met malware. Een geïnfecteerd apparaat kan onopgemerkt schadelijke applicaties, zoals een keylogger, overzetten naar een computer. Met een keylogger, is een dader in staat om alle ingedrukte toetsen op een toetsenbord te registreren. Hierdoor kan de dader gevoelige gegevens verkrijgen.

Tijd voor een pauze? Klaar met werken? Vergeet niet om uw computer op slot te zetten of af te melden.

Indien u niet in de buurt van uw computer bent, zorg er dan voor dat de computer op slot is. Ook al moet u een sanitaire stop maken of naar de koffiemachine lopen, laat uw apparaat nooit onbeheerd achter. Op een Windows computer kunt u alles op slot gooien door het Windows-teken + L in te drukken. Mac gebruikers kunnen dit doen door Control+Shift+Aan/Uit knop in te drukken, of indien u in bezit bent van een ouder Mac model dan zal Control+Shift+Eject voldoen.

Klik niet zomaar op een link in een e-mail: controleer eerst of het van een betrouwbare bron komt

Phishing is een poging om persoonlijke gegevens te stelen door een e-mail te gebruiken die lijkt op een e-mail vanuit een betrouwbare bron. Zo’n e-mail kan onschuldig ogen, echter in het bericht zal bijvoorbeeld gevraagd worden om in te loggen met uw bankgegevens, waardoor de dader vertrouwelijke informatie kan inzien. Aangezien overheidsinstanties en banken nooit uw wachtwoord gegevens zullen opvragen, doet u er verstandig aan om dergelijke berichten te markeren als spam en ze gelijk te verwijderen.

Beveiliging op computers die gedeeld worden

Het komt veel voor dat computers gedeeld worden met meerdere gebruikers. Indien u gebruik maakt van online applicaties op een computer die ook door andere mensen wordt gebruikt, zorg er dan voor dat u altijd uitlogt zodat andere gebruikers niet uw gegevens in kunnen zien. Wij adviseren ook om wachtwoorden niet automatisch op te slaan in uw internetbrowser. Dit zal ervoor zorgen dat gebruikers niet zomaar kunnen inloggen op uw account.

Maak gebruik van Animana’s beveiligingsfunctionaliteiten

Indien u al een trotse gebruiker bent van Animana, dan zou het vandaag wel eens tijd kunnen zijn om uw praktijkmanagementsysteem goed in te stellen door gebruik te maken van de beschikbare functionaliteiten die alle cliënt- patiëntgegevens beschermen.

Er zijn met name drie functionaliteiten die u kunt gebruiken om een veilige omgeving te creëren.

Maak gebruik van de ‘check op IP’ functionaliteit om te bepalen waar vandaan de gebruiker mag inloggen

Met de ‘check op IP’ functionaliteit, kunt u Animana vertellen vanaf welk IP adres een gebruiker mag inloggen. Hierdoor bent u in staat om bijvoorbeeld gebruikers alleen toegang te geven tot Animana vanuit een IP adres dat gekoppeld is aan de fysieke locatie van uw kliniek.

Meer informatie hierover is terug te vinden op onze Knowledgebase.

Beperk toegang tot functionaliteiten en acties in Animana door toegangsrollen in te stellen

De beheerder van een Animana account krijgt de gelegenheid om toegang tot functionaliteiten of zekere acties te beperken door toegangsrollen aan te maken en toe te wijzen. Hiermee is het mogelijk om gebruikers te voorzien van functionaliteiten die nodig zijn om de kerntaken van hun functie uit te voeren. Zo geeft u dus niet teveel toegang tot vertrouwelijke gegevens.

Meer informatie hierover is terug te vinden op onze Knowledge Base.

Hou alle acties in de gaten op uw Animana account door gebruik te maken van de Audit Log.

Er kunnen situaties ontstaan waar er veranderingen zijn aangemaakt aan een patiënt- of cliëntdossier, echter is het niet bekend wie deze veranderingen heeft aangebracht. Om dit te kunnen achterhalen zal de functionaliteit, Audit Log, u verder kunnen helpen. De Audit Log houdt namelijk een overzicht bij van veranderingen die plaats hebben gevonden in Animana, waardoor u in staat bent om de verandering te achterhalen en wie de eventuele mutatie heeft uitgevoerd.

Indien u geïnteresseerd bent in deze functionaliteit, lees dan meer op onze Knowledge Base of neem contact op met onze Customer Support team om te kijken of deze functionaliteit ingeschakeld kan worden.

 

Wees voorbereid en laat cyberaanvallen u en uw kliniek niet verrassen. Door een aantal effectieve gewoonten toe te passen in uw dagelijkse (werk)leven, komt u al een heel eind in het voorkomen van diefstal of inzicht van vertrouwelijke gegevens. Indien u een Animana gebruiker bent, maak optimaal gebruik van de veiligheidsfunctionaliteiten die het praktijkmanagementsysteem aan te bieden heeft.

Bent u nieuwsgierig naar de andere voordelen van werken met een modern Cloud-gebaseerd praktijkmanagementsysteem? Vraag vandaag een vrijblijvende demonstratie van Animana aan!